Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong các nghiệp vụ quan trọng đối với kế toán doanh nghiệp. Vậy cần thực hiện các bước công việc nào khi báo cáo? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc có thêm những kiến thức hữu ích về báo cáo sử dụng hóa đơn của công ty. 

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Bạn có thể thực hiện các bước lập báo cáo sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK 

Đầu tiên, bạn sẽ đăng nhập phần mềm HTKK theo tài khoản doanh nghiệp sử dụng.

Bước 2: Chọn mục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp

Tiếp đến bạn vào mục “Hoá đơn" chọn "Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)".   

Bước 3: Nhập các số liệu tương ứng

Ở bước này, bạn sẽ thực hiện nhập số liệu tương ứng như sau:   

Cột 1: Cột thứ tự - Nếu bạn thêm dòng sẽ bấm “F5", xóa sẽ bấm "F6". 

Cột Mã loại hóa đơn thì bạn sẽ chọn hóa đơn muốn báo cáo:

+ Chọn “01GTKT" nếu hóa đơn GTGT

+ Chọn "02GTTT" nếu hóa đơn bán hàng

Cột 2: Tên loại hóa đơn sẽ được tự động cập nhật.

Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn sẽ nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp.

Cột 6,7: Từ số - Đến số: Số tồn đầu kỳ. Nếu là lần đầu tiên thì tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, từ kỳ thứ 2 trở đi thì phần mềm sẽ tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước và được phép sửa.

Cột 8, 9: Từ số - Đến số: Số mua hay phát hành trong kỳ. Nếu trong kỳ không đặt in hóa đơn và thông báo phát hành thì bạn không cần nhập cột này.

Cột 10, 11, 12: Phần mềm sẽ tự động nhảy. 

Cột 13: Số lượng hóa đơn đã sử dụng 

Cột 14, 16, 18: Phần mềm tự động nhảy. 

Cột 15, 17, 19: Nhập “Mã số hóa đơn" xóa bỏ, mất, hủy, hóa đơn không được trùng nhau. Nếu những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy không liên tiếp cần viết dấu (;) vào giữa các số. Những hóa đơn bị xóa bỏ, mất, hủy liên tiếp nhau cần kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu (-).

Cột 20, 21, 22: Tồn cuối kỳ tự động nhảy. 

Thời hạn nộp báo cáo sử dụng hóa đơn 

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 cách là theo tháng và theo quý như sau:

• Theo tháng:  Chậm nhất lă ngày 20 của tháng sau. 

• Theo quý: 

- Quý I nộp chậm nhất ngày 30/4

- Quý II nộp chậm nhất ngày 30/7 

- Quý III nộp chậm nhất ngày 30/10 

- Quý IV nộp chậm nhất ngày 30/01 của năm sau.

Trường hợp phải lập bản báo cáo sử dụng hóa đơn

Theo Điều 29 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

• Hàng quý, cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức, doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế cần nộp bản báo cáo tình hình sử dụng và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

• Báo cáo sử dụng hóa đơn cần nộp định kỳ theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu trong quý tiếp theo. 

• Trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế sẽ ghi số lượng hóa đơn sử dụng =0 và không gửi bảng kê hóa đơn.

• Nếu kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn =0 và trong kỳ không mua hay sử dụng hóa đơn thì không cần phải báo cáo sử dụng hóa đơn.

• Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế bán hàng hóa, dịch vụ cần nộp báo cáo sử dụng hóa đơn và bảng kê khi tách, giải thể, phá sản, sáp nhập, bán, giao, cho thuê cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

• Hộ cá nhân, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh thì phải nộp báo cáo và bảng kê hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Bài viết chia sẻ các bước lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và các quy định liên quan. Nếu quý khách cần hiểu rõ hơn về kiến thức thuế, kế toán hãy đăng ký các khóa học tại PPI Việt Nam theo hotline 0944.32.5559 - 096.478.7599