Bán hàng theo đơn đặt hàng

Định khoản

          Nợ TK 111, 131…                Tổng giá thanh toán

                Có TK 511                      Doanh thu bán hàng

                Có TK 3331                    Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Đồng thời phát sinh bút toán:

          Nợ TK 632                             Giá vốn hàng bán

                Có TK 155, 156…

Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo đơn đặt hàng, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
2. Căn cứ vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng yêu cầu xuất kho hàng hóa được đặt mua.
3. Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
4. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho.
5. Nhân viên bán hàng nhận hàng và giao cho khách hàng.
6. Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng.
7. Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho khách hàng.
8. Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán.

Các bước thực hiện

Bước 1: Nhập đơn đặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng

Bước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng từ đơn đặt hàng

• Trên phân hệ Bán hàng tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm.
• Lựa chọn loại chứng từ cần lập Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước; Bán hàng xuất khẩu; Bán hàng đại lý bán đúng giá hoặc Bán hàng ủy thác xuất khẩu.
• Nhấn biểu tượng mũi tên, tích chọn Lập từ Đơn đặt hàng.
• Chọn Đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng bằng 1 trong 2 cách:
  • Nhấn biểu tượng mũi tên, chọn đơn đặt hàng cần lập chứng từ bán hàng từ danh sách.

• Chọn đơn đặt hàng trong danh sách tìm kiếm:

• Nhấn biểu tượng kính lúp.
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm đơn đặt hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn các mặt hàng được bán theo đơn đặt hàng, sau đó nhấn Đồng ý.

• Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã từ đơn đặt hàng đã chọn sang chứng từ bán hàng.
• Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thu tiền, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• Kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa được lấy từ đơn đặt hàng sang => kế toán có thể giữ nguyên thông tin như trên đơn đặt hàng hoặc thay đổi lại (nếu cần).

Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Để cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng, kế toán sẽ thực hiện như sau:

• Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn (trên tab Hóa đơn).
• Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:
  • Nhấn Cất.
  • Chọn chức năng Cấp số HĐ trên thanh công cụ.
  • Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.

• •  
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.

Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn
=> Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Khi cần cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng:

• Chọn chứng từ bán hàng cần xuất hóa đơn trên tab Bán hàng.
• Nhấn chuột phải, chọn Lập hóa đơn.
• Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn
• Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:
  • Nhấn Cất.
  • Chọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ.
  • Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.

• •  
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.

Lưu ý: Nếu chứng từ bán hàng lựa chọn phương thức Thu tiền ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền tương ứng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

• Sau khi cất giữ xong chứng từ bán hàng, nhấn chọn chức năng Lập phiếu xuất trên thanh công cụ.

• Kiểm tra và khai báo thông tin phiếu xuất kho, sau đó nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin chứng từ xuất kho vừa lập sang tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho.

Lưu ý:

1. Nếu khi lập chứng từ bán hàng có tích chọn Kiêm phiếu xuất kho thì kế toán sẽ không phải thực hiện bước này. Khi đó hệ thống sẽ tự động sinh chứng từ xuất kho hàng bán ngay sau khi chứng từ bán hàng được cất giữ.

2. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi lập phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.