Bán hàng theo hợp đồng

Định khoản

          Nợ TK 111, 131…             Tổng giá thanh toán

                Có TK 511                   Doanh thu bán hàng

                Có TK 3331                 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Đồng thời phát sinh bút toán:

          Nợ TK 632                         Giá vốn hàng bán

                Có TK 155, 156…

Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Nhân viên kinh doanh thực hiện ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng
2. Đến ngày giao hàng theo hợp đồng, nhân viên kinh doanh yêu cầu xuất hàng cho khách hàng
3. Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
4. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hoá và ghi Sổ kho
5. Nhân viên kinh doanh nhận hàng và giao cho khách hàng
6. Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
7. Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hoá đơn cho khách hàng
8. Nhân viên bán hàng giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng thanh toán

Các bước thực hiện

Bước 1: Lập hợp đồng bán hàng theo thỏa thuận hai bên

• Vào phân hệ Hợp đồng tab Hợp đồng bán, chọn chức năng Thêm.
• Khai báo thông tin chi tiết cho hợp đồng bán, sau đó nhấn Cất.

Lưu ý:

1. Nếu Hợp đồng này được sử dụng để tính giá thành (phương pháp tính giá thành theo hợp đồng), khi khai báo kế toán sẽ tích chọn vào thông tin Tính giá thành.

2. Kế toán cũng có thể thực hiện lập hợp đồng bán từ một đơn đặt hàng đã có.

Bước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng từ hợp đồng bán

• Vào phân hệ Bán hàng tab Bán hàng, chọn chức năng Thêm.
• Lựa chọn loại chứng từ cần lập là Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước; Bán hàng xuất khẩu; Bán hàng đại lý bán đúng giá hoặc Bán hàng ủy thác xuất khẩu:
• Nhấn biểu tượng mũi tên, tích chọn Lập từ Hợp đồng bán.
• Chọn Hợp đồng cần lập chứng từ bán hàng bằng 1 trong 2 cách:
  • Nhấn biểu tượng mũi tên, chọn Hợp đồng cần lập Chứng từ bán hàng.

• Chọn Hợp đồng trong danh sách tìm kiếm:

• Nhấn biểu tượng kính lúp.
• Thiết lập điều kiện tìm kiếm Hợp đồng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn các mặt hàng được bán theo hợp đồng, sau đó nhấn Đồng ý.

• Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về khách hàng và các mặt hàng đã từ các hợp đồng đã chọn sang chứng từ bán hàng.
• Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ bán hàng là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thu tiền, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• Kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hóa được lấy từ hợp đồng bán sang => Kế toán có thể giữ nguyên thông tin như trên hợp đồng bán hoặc thay đổi lại (nếu cần).

Lưu ý: Trường hợp đơn vị muốn ghi nhận doanh thu nhiều lần cho 1 hợp đồng thì kế toán có thể sửa lại số lượng hàng bán lần này theo số lượng giao thực tế, sau đó có thể tiếp tục ghi nhận doanh thu cho số lượng còn lại của hợp đồng.

• Trường hợp bán hàng xuất luôn hóa đơn => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập có tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Để cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng, kế toán sẽ thực hiện như sau:
  • Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn (trên tab Hóa đơn).
  • Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:
    • Nhấn Cất.
    • Chọn chức năng Cấp số HĐ trên thanh công cụ.
    • Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.

• • • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
• Trường hợp bán hàng không xuất luôn hóa đơn
  => Áp dụng đối với các chứng từ bán hàng khi lập không tích chọn thông tin Lập kèm hoá đơn. Khi cần cấp hoá đơn cho chứng từ bán hàng:
  • Chọn chứng từ bán hàng cần xuất hóa đơn trên tab Bán hàng.
  • Nhấn chuột phải, chọn Lập hóa đơn.
  • Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, Kế toán nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng tại mục Hóa đơn.
  • Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:
    • Nhấn Cất.
    • Chọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ.
    • Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.

• • • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.

Lưu ý: Nếu chứng từ bán hàng lựa chọn phương thức Thu tiền ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản mà tự động sinh ra các chứng từ thu tiền tương ứng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

• Sau khi cất giữ xong chứng từ bán hàng, nhấn chọn chức năng Lập phiếu xuất trên thanh công cụ.

• Kiểm tra và khai báo thông tin phiếu xuất kho, sau đó nhấn Cất, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin chứng từ xuất kho vừa lập sang tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho.

Lưu ý:

1. Nếu khi lập chứng từ bán hàng có tích chọn Kiêm phiếu xuất kho thì kế toán sẽ không phải thực hiện bước này. Khi đó hệ thống sẽ tự động sinh chứng từ xuất kho hàng bán ngay sau khi chứng từ bán hàng được cất giữ.

2. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi lập phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.