Mua dịch vụ

Định khoản

         Nợ TK 152, 156, 641, 642…       Giá mua chưa có thuế GTGT

         Nợ TK 133                                   Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

                Có TK 111, 112, 331…         Tổng giá thanh toán

Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nhu cầu sử dụng dịch vụ thì thông thường quy trình thực hiện tại đơn vị như sau:

1. Bộ phận có nhu cầu/Bộ phận hành chính đề nghị mua dịch vụ, trình Giám đốc duyệt.
2. Sau khi Giám đốc duyệt, nhân viên mua hàng sẽ đề xuất lựa chọn nhà cung cấp (trường hợp chưa có nhà cung cấp tin cậy) trình Giám đốc duyệt.
3. Nhân viên mua hàng thỏa thuận với nhà cung cấp về việc cung ứng dịch vụ và giá cả.
4. Nhân viên mua hàng làm hợp đồng hoặc đơn mua hàng, gửi Giám đốc duyệt và chuyển cho nhà cung cấp.
5. Nhà cung cấp thực hiện cung ứng dịch vụ.
6. Nhân viên mua hàng, bộ phận sử dụng xác nhận dịch vụ cung ứng hoàn thành.
7. Nhà cung cấp xuất hóa đơn và chuyển cho kế toán.
8. Kế toán ghi nhận chi phí dịch vụ, kê khai hóa đơn và hoàn thiện thủ tục thanh toán với nhà cung cấp (Trường hợp chưa thanh toán thì ghi nhận và theo dõi công nợ).

Các bước thực hiện

Trường hợp dịch vụ phát sinh là chi phí mua hàng cần phân bổ vào giá trị hàng mua về

1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua dịch vụ (hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm Chứng từ mua dịch vụ).

2. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua dịch vụ.

• Chọn phương thức thanh toán.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• Chọn mua dịch vụ có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc mua dịch vụ không có hóa đơn. => Nếu chọn Nhận kèm hóa đơn, Kế toán khai báo bổ sung các thông tin hóa đơn và thông tin thuế GTGT trên tab Thuế.
• Tích chọn Là chi phí mua hàng.
• Mục NV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình mua dịch vụ theo nhân viên mua hàng phụ trách.

3. Nhấn Cất. => Sau đó thực hiện phân bổ chi phí mua dịch vụ vào giá trị hàng mua theo hướng dẫn.
Lưu ý: Nếu chứng từ mua dịch vụ lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, chương trình sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

Trường hợp dịch vụ phát sinh không phải là chi phí mua hàng

Nếu đơn vị có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng để xem được các báo cáo liên quan đến việc mua dịch vụ, Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này trên phân hệ Mua hàng tương tự như hướng dẫn ở trường hợp trên, nhưng không tích chọn Là chi phí mua hàng.

Lưu ý: Có thể xem được các báo cáo thống kê liên quan đến dịch vụ trên tab Báo cáo phân tích của phân hệ Mua hàng.

Nếu đơn vị không có nhu cầu quản lý dịch vụ như một mã hàng, Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này trên phân hệ Quỹ, Ngân hàng hoặc Tổng hợp tùy thuộc vào phương thức thanh toán dịch vụ. Ví dụ trên phân hệ Ngân hàng.

1. Vào phân hệ Ngân hàng, chọn Chi tiền (hoặc tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm Chi tiền).

2. Khai báo các thông tin của chứng từ.

• • Tại tab Hạch toán.

• Tại tab Thuế.

3. Nhấn Cất