Thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt

Định khoản

          Nợ TK 111                   Tiền mặt (1111, 1112)

                Có TK 131              Phải thu của khách hàng

Mô tả nghiệp vụ

Khi nhân viên thu được tiền của nhiều khách hàng bằng tiền mặt, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

1. Sau khi nhận được tiền trả nợ của nhiều khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu kế toán thanh toán lập Phiếu thu.
2. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ.
3. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ chỉ thu số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.

Các bước thực hiện

Nghiệp vụ “Thu tiền khách hàng hàng loạt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa thanh toán của các khách hàng được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Quỹ, chọn chức năng Thu tiền khách hàng hàng loạt bên thanh tác nghiệp bên trái màn hình.
• Chọn loại tiền thanh toán.
• Chọn khoảng thời gian cần để lọc ra các chứng từ công nợ của khách hàng đã thu được tiền.
• Nhập Ngày thu tiền và nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn chứng từ công nợ của các khách hàng đã thu được tiền => Trường hợp không thu được hết nợ, thì nhập số tiền đã thu được vào cột Số thu.

Lưu ý: Có thể nhập số tiền thu được vào cột Số thu của từng chứng từ, sau khi nhập xong hệ thống sẽ tự động đánh dấu vào những chứng từ vừa nhập, đồng thời tự động cập nhật tổng công nợ thu được tại mục Số tiền.

• Nhấn Thu tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu thu tiền mặt khách hàng hàng loạt.

• Kiểm tra chứng từ phiếu thu, sau đó nhấn Cất.
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

Lưu ý:

1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu tiền của nhiều khách hàng được được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.

2. Nếu thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.

3. Khi thu tiền khách hàng xong, phần mềm tự động giảm trừ công nợ của khách hàng theo từng hóa đơn.