Trả lại hàng đã mua về nhập kho

Định khoản

       Nợ TK 111, 112, 331…          Số tiền hàng mua bị trả lại

            Có TK 156

            Có TK 133                         Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) 

Mô tả nghiệp vụ

Khi hàng mua về nhập kho, phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu, thông thường sẽ có các hoạt động sau:

1. Công ty và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.
2. Nhân viên mua hàng đề nghị xuất kho để trả lại hàng.
3. Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
4. Kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng mua bị trả lại.
5. Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi Thẻ kho.
6. Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại.
7. Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa hàng trả lại cho nhà cung cấp.
8. Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho.

Các bước thực hiện

Nghiệp vụ “Trả lại hàng mua về nhập kho” được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Bước 1: Hạch toán nghiệp vụ trả lại hàng mua về nhập kho
  • Vào phân hệ Mua hàng/tab Trả lại hàng mua, chọn chức năng Thêm.
  • Tích chọn Trả lại hàng trong kho.
  • Nhấn biểu tượng kính lúp.
  • Thiết lập điều kiện tìm kiếm chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
  • Tích chọn các mặt hàng bị trả lại và nhập số lượng hàng bị trả lại.

• Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của hàng bị trả lại vừa chọn sang chứng từ mua hàng.
• Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ trả lại hàng là Giảm trừ công nợ hoặc Thu tiền mặt.

• • Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất => Khi đó hệ thống sẽ đồng thời sinh một bản ghi trên tab Xuất hóa đơn của phân hệ Bán hàng.
  • Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

Lưu ý: Trường hợp chọn phương thức giảm trừ là Thu tiền mặt, sau khi chứng từ được lập, Thủ quỹ sẽ đăng nhập vào phần mềm để thực hiện Ghi sổ cho các phiếu thu trong trường hợp trả lại hàng mua.

Bước 2: Xuất hóa đơn cho hàng mua bị trả lại

• Vào phân hệ Bán hàng/tab Xuất hóa đơn.
• Chọn chứng từ trả lại hàng mua, sau đó chọn chức năng Xem.

• Nếu không sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn: Nhấn Sửa, sau đó nhập trực tiếp thông tin hóa đơn GTGT tại mục Hóa đơn.
• Nếu có sử dụng phần mềm để quản lý việc xuất hóa đơn, thực hiện như sau:
  • Chọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ
  • Khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó nhấn Đồng ý.

Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.

Lưu ý:

1. Số hóa đơn sẽ được hệ thống tự động đánh tăng dần, kế toán không sửa lại được.

2. Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi chứng từ trả lại hàng mua được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho hiện việc ghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.