Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Định khoản

          Nợ TK 331                  Phải trả cho người bán

                Có TK 111             Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty trả nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi trả nợ hoặc công ty (nhà cung cấp) đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
2. Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
4. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.

Các bước thực hiện

Nghiệp vụ “Trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Quỹ tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm Trả tiền nhà cung cấp.
• Chọn loại tiền thanh toán.
• Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.
• Nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền => Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Số trả.

• Nhấn Trả tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi trả tiền nhà cung cấp.

• Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.

Lưu ý:

1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ .
2. Nghiệp vụ “Trả tiền nhà cung cấp” có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng.
3. Nếu trả tiền cho nhà cung cấp bằng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
4. Sau khi thực hiện trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm sẽ tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.