Trong xu hướng hội nhập kinh tế, mở rộng kinh doanh, những năm gần đây dành một lượng ngân sách đáng kể dành cho Chi phí công tác của cán bộ công nhân viên trong phạm vi trong nước và nước ngoài.

Trên phương diện thuế, quy định pháp lý cũng có những thay đổi nhất định để bắt kịp xu hướng này, và điều này cũng đòi hỏi doanh nghiệp sụ cẩn trọng trong việc ghi nhận khoản chi phí để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh rủi ro thuế không đáng có.

Chúng ta sẽ xuất phát từ quy định nền tảng khi xác định một khoản chi phí có được xem xét là Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không, tại khoản 1, điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Mục (a) nhấn mạnh tính thực tế của chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Về tính thực tế, doanh nghiệp cần chứng minh việc cử nhân viên đi công tác là có thật thể hiện qua Quyết định cử công tác hoặc một văn bản tương tự thể hiện các thông tin về nhân viên, thời gian công tác, địa điểm, chi phí dự trù (nếu có) và có sự phê duyệt của cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Về tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, tiêu chí này sẽ thể hiện ở nội dung mục đích của chuyến đi.

Mục (b) đòi hỏi doanh nghiệp cần thu thập "đầy đủ" chứng từ liên quan đến khoản chi này, cần đáp ứng tính “hợp lý” và “hợp lệ”. Cụ thể như sau:

Tính hợp lý thể hiện chi phí không phải kê khai khống, phù hợp với mức chi tiêu hiện hành.

Tính hợp lệ cần được xem xét dựa trên hướng dẫn hiện hành tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015 cho từng tiểu mục chi phí. Hiện nay có 2 phương án quản trị chi phí được doanh nghiệp lựa chọn:

Phương án 1: Thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh. Nói chi tiết hơn:

+ Chi phí lưu trú: doanh nghiệp cần có Hoá đơn khách sạn (bao gồm cả các dịch vụ liên quan).

+ Chi phí sinh hoạt hàng ngày, tiếp khách: doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ hoá đơn tương ứng cho từng khoản chi.

+ Chi phí đi lại: taxi, tàu điện ngầm cần thu thập Hoá đơn taxi, vé tàu điện ngầm (có thể lập 1 bảng kê kèm chứng từ để trình bày rõ ràng hơn).

Riêng với chi phí công tác nước ngoài thì cần lưu ý 2 điểm:

+ Chi phí vé máy bay: Căn cứ khoản 2.8, điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC:

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ là vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Đối với các chi phí phát sinh tại nước ngoài thì doanh nghiệp cần dịch các nội dung chủ yếu sang tiếng Việt theo quy định tại Thông tư 53/2016/TT-BTC.

Phương án 2: doanh nghiệp thực hiện khoán chi khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động

Đối với phương án này doanh nghiệp lưu ý có sự thay đổi về quy định của Thông tư 96/2015/TT-BTC so với Thông tư 78/2014/TT-BTC cụ thể:

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trước đó, theo TT78 nêu rõ “Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.” sẽ không tính vào chi phí được trừ.

Như vậy mức khống chế được quy định tại Thông tư 78 đã được bãi bỏ từ ngày 6/8/2015 nhưng doanh nghiệp cần xây dựng quy định riêng cho chính mình để bảo vệ những khoản khoán chi cũng như quản trị tốt hơn chi phí

Cuối cùng, điều kiện với chứng từ thanh toán đối với các hoá đơn trên 20 triệu thì cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Lưu ý trường hợp các hoá đơn được thanh toán bằng tài khoản cá nhân của nhân viên thì doanh nghiệp cần uỷ quyền bằng văn bản và thanh toán bằng chuyển khoản trong trường hợp hoá đơn vượt trên 20 triệu như TT96/2015 hướng dẫn.

Nguồn: Nguyễn Trung Hoà

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN THUẾ PPI VIỆT NAM

Trụ sở chính Hà Nội: Tầng 12 - tòa nhà Diamond Flower - 48 Lê Văn Lương - Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội

CN Nam Định: 106, đường Nguyễn Khánh Toàn , khu đô thị Bãi Viên, TP. Nam Định

CN Hải Dương: Số 1 Ngõ 144 Phố Quang Trung, Phường Quang Trung, TP Hải Dương

CN Bắc Ninh: Số 6 - Phố Đào Cam Mộc- Phường Vũ Ninh- TP. Bắc Ninh

Và các Tỉnh Hải Phòng, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh.

Website: https://ppivietnam.vn/

Email: ktppivietnam@gmail.com

Facebook: https://www.facebook.com/ketoanppivietnam