Hóa đơn điện tử đã trở thành một công cụ quan trọng, mang lại sự tiện lợi và hiệu suất cho quá trình giao dịch kinh doanh. Trong nỗ lực hướng tới sự hiện đại hóa và tối ưu hóa các quy trình thuế, quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã trở thành một phần quan trọng của hệ thống thuế hiện nay. Không chỉ giúp cải thiện tính minh bạch trong giao dịch mà còn đặt ra những tiêu chí nghiêm ngặt cho các doanh nghiệp và tổ chức.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế đã cấp mã trước khi gửi cho người mua. Mã điện tử được xác định theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

"Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn."

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều 12 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác nằm trong trường hợp rủi ro cao về thuế cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mà không phân biệt giá trị từng giao dịch.

• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên, có doanh thu năm trước ít nhất 03 tỷ đồng trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước ít nhất 10 tỷ đồng trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mà không phân biệt giá trị từng giao dịch. Hộ, cá nhân kinh doanh không bắt buộc nhưng có sổ sách kế toán và yêu cầu, cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn thuận lợi, triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Dựa trên kết quả thí điểm, sẽ triển khai trên toàn quốc.

• Lưu ý: Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên, nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng, thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 Phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Ngoài ra, các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được nêu trên, thì các đối tượng khác sẽ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

3. Điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Để được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

• Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số này phải chứa thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

• Hoạt động tại địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.

Điều kiện trên được quy định tại Điều 14 của Quyết định 1209/QĐ-BTC, đưa ra hướng dẫn về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Ngoài ra, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ quy định về hủy hóa đơn giấy, như được nêu rõ tại khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119:

“Kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.”

Điều này nghĩa là sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp không được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy và phải thực hiện quy trình hủy hóa đơn theo quy định.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên của Kế toán PPI đã cung cấp những thông tin cần thiết cho bạn về đối tượng cũng như điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là một bước quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý thuế mà còn là một cơ hội để doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tối ưu hóa các quy trình giao dịch và tăng cường tính minh bạch.