Mỗi tháng, kế toán phải thực hiện nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương để trả lương cho người lao động. Việc thực hiện hạch toán này cần phải được thực hiện một cách chính xác, đây là một trong những yêu cầu cơ bản đối với kế toán tiền lương. Trong bài viết này, kế toán PPI sẽ hướng dẫn bạn qua các bước cụ thể của quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

1. Nguyên tắc trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Nguyên tắc cơ bản của việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là áp dụng theo bộ phận hoặc đơn vị mà người lao động đó làm việc. Ví dụ:

- Hạch toán TK 622 được áp dụng để tính vào lương của nhân công làm việc tại bộ phận sản xuất.

- Hạch toán TK 627 (Chi phí sản xuất) được sử dụng để tính vào lương của quản lý phân xưởng sản xuất.

- Hạch toán TK 641 (Chi phí bán hàng) áp dụng để tính vào lương của nhân viên mua hàng.

- Hạch toán TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) được thực hiện để tính vào lương của ban giám đốc.

2. Cần chuẩn những hồ sơ gì để thực hiện hạch toán tiền lương? 

Để thực hiện hạch toán lương, cần chuẩn bị các chứng từ và hồ sơ kế toán sau:

• Bảng chấm công theo tháng hoặc phiếu xác nhận hoàn thành sản phẩm, công việc (nếu có).

• Hồ sơ tham gia bảo hiểm của người lao động.

• Hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động.

• Bảng thanh toán tiền lương và tiền bảo hiểm.

• Bảng tính tiền tạm ứng lương (nếu có).

• Bảng khấu trừ thuế TNCN (nếu có).

• Bảng thanh toán tiền hoa hồng, tiền thưởng (nếu có).

3. Tài khoản sử dụng cho việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tài khoản được sử dụng để hạch toán tiền lương

TK 334: Sử dụng để ghi nhận và theo dõi các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản chi phải trả cho người lao động.

Tài khoản hạch toán cho các khoản trích theo lương 

TK 3382: Khoản tiền kinh phí công đoàn.

TK 3383: Khoản tiền bảo hiểm xã hội.

TK 3384: Khoản tiền bảo hiểm y tế.

TK 3385 (theo Thông tư 133) / 3386 (theo Thông tư 200): Khoản tiền bảo hiểm thất nghiệp.

4. Thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động

Theo Thông tư 133

Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng.

Nợ TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Nợ TK 154: Chi phí công nhân sử dụng máy móc, chi phí nhân viên xưởng sản xuất, chi phí nhân công trực tiếp.

Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang.

Có TK 334: Trả cho người lao động.

Theo Thông tư 200

Nợ TK 6231: Chi phí sử dụng máy móc thi công (623).

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.

Nợ TK 6271: Chi phí sản xuất chung (627).

Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang.

Nợ TK 6421: Chi phí quản lý doanh nghiệp (642).

Nợ TK 6411: Chi phí bán hàng (641).

Có TK 334: Trả cho người lao động.

Các khoản trích lương tính cho chi phí doanh nghiệp

Theo Thông tư 133

Nợ TK 241, 154, 6421, 6422 = Tiền lương đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) x 23,5%.

• Có TK 3382 = Tiền lương đóng BHXH x 2%.

• Có TK 3383 = Tiền lương đóng BHXH x 17,5%.

• Có TK 3384 = Tiền lương đóng BHXH x 3%.

• Có TK 3385 = Tiền lương đóng BHXH x 1%.

Theo Thông tư 200

Nợ TK 622, 623, 641, 627, 241, 642 = Tiền lương đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) x 23,5%.

• Có TK 3382 = Tiền lương đóng BHXH x 2%.

• Có TK 3383 = Tiền lương đóng BHXH x 17,5%.

• Có TK 3384 = Tiền lương đóng BHXH x 3%.

• Có TK 3386 = Tiền lương đóng BHXH x 1%.

Các khoản trích theo lương trừ vào lương người lao động

Theo Thông tư 133

Nợ TK 334 = Tiền lương đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) x 10,5%.

• Có TK 3385 = Tiền lương đóng BHXH x 1%.

• Có TK 3383 = Tiền lương đóng BHXH x 8%.

• Có TK 3384 = Tiền lương đóng BHXH x 1,5%.

Theo Thông tư 200

Nợ TK 334 = Tiền lương đóng BHXH x 10,5%.

• Có TK 3386 = Tiền lương đóng BHXH x 1%.

• Có TK 3383 = Tiền lương đóng BHXH x 8%.

• Có TK 3384 = Tiền lương đóng BHXH x 1,5%.

Người lao động bắt buộc nộp thuế thu nhập cá nhân

Nợ TK 334

• Có TK 3335

Khi người lao động nộp thuế thu nhập cá nhân:

Nợ TK 3335: Ghi nhận số thuế nộp của người lao động.

• Có TK 111, 112

Người lao động tạm ứng trước tiền lương

Khi thực hiện tạm ứng

Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền phải trả cho người lao động.

• Có TK 111, 112,…: Ghi nhận số tiền tạm ứng.

Khi thực hiện trả lương trong tháng

Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền phải trả cho người lao động.

• Có TK 111, 112,…: Trừ đi số tiền tạm ứng trước.

Trả lương bằng sản phẩm

Khi doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ, sản phẩm được xem là loại chịu thuế GTGT. Quy trình hạch toán như sau:

Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền phải trả cho người lao động.

• Có TK 3331: Ghi nhận số tiền thuế GTGT cần nộp.

• Có TK 5118: Ghi nhận doanh thu khác, giá chưa tính thuế GTGT.

Khi tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và sản phẩm là loại không chịu thuế GTGT, quy trình hạch toán sẽ là:

Nợ TK 334: Ghi nhận số tiền phải trả cho người lao động.

• Có TK 5118: Ghi nhận doanh thu khác, giá đã tính thuế GTGT.

Lời kết

Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc nắm vững cách thức hạch toán này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính, mà còn đảm bảo tính công bằng và hợp lý trong trả lương cho người lao động. Hy vọng rằng bài viết trên của Kế toán PPI đã cung cấp thêm thông tin cần thiết để giúp các bạn áp dụng vào thực tế công việc kế toán của mình.