1. Những điều bạn cần biết về kế toán tiền lương:

* Kế toán tiền lương là gì?

- Kế toán tiền lương là việc hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố chính như: bảng chấm công, ngày giờ tăng ca, phụ cấp, hợp đồng khoán,... để thanh toán lương và bảo hiểm cho người lao động trong doanh nghiệp.

* Vai trò của người làm kế toán tiền lương?

- Người làm kế toán tiền lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp vì phải đảm bảo được quyền bình đẳng cho tất cả mọi người. Công việc này yêu cầu người đảm nhận sự cẩn thận, nhanh nhay, hạn chế tối đa sai xót, đặc biệt là những trường hợp xảy ra thất thoát thu nhập của người lao động.

* Yêu cầu cần có đối với người làm kế toán tiền lương?

- Để làm tốt công việc của nhân viên kế toán tiền lương, bạn phải là người am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương. Các bạn cần dựa vào bảng lương, danh sách nhân viên, hợp đồng lao động, chính sách thưởng, chứng từ chuyển tiền và bảng tính thuế thu nhập cá nhân để có căn cứ kiểm tra chi phí lương. Bên cạnh đó, bạn cũng cần trang bị cho mình những kiến thức về các mảng nghiệp vụ khác của kế toán để có thể phối hợp tốt với công việc khác như Kế toán thuế, Kế toán công nợ,...

2. Công việc của người làm kế toán tiền lương?

- Người làm kế toán tiền lương trong doanh nghiệp cần đảm bảo việc quản lý kỳ lương chính.

* Các công việc cụ thể như sau:

- Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, trị giá cơ bản để tính,...

- Tính các khoản thu nhập/giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên cụ thể.

- Áp dụng các tỷ giá hối đoái mới nhất để đảm bảo tính lương chính xác.

- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và dữ liệu chấm công.

- Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ với nhà nước theo lương như thuế TNCN, BHXH - YT đầy đủ và chính xác.

- Quản lý và theo dõi các khoản quỹ của nhân viên, tự động trừ lương vào quỹ, theo dõi các chỉ tiêu quỹ.

- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm.

* Yêu cầu bắt buộc đối với người làm kế toán tiền lương:

- Chấm công cần đảm bảo phải thật chuẩn xác học xuất nhập khẩu ở đâu

- Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương theo ngày) theo quy định của công ty nơi bạn làm việc hoặc theo ý giám đốc,...

- Nếu làm trên excel nên chú ý công thức, cách tính phải thật chính xác, đặc biệt là các chỉ tiêu lương của từng người và tổng lương của toàn công ty.

- Nếu kiêm chi lương thì phải đếm tiền thật cẩn thận.

- Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm thì hạn chế làm tròn vì người lao động ăn theo sản phẩm rất khổ, dù bớt một chút để làm tròn thôi cũng thiệt cho họ.

- Nếu tính lương trên phần mềm kế toán, người làm kế toán cần nhập dữ liệu chính xác và kiểm tra, đối chiếu lại báo cáo.

3. Một số lưu ý về kế toán tiền lương khi quyết toán thuế

- Hồ sơ, chứng từ của kế toán tiền lương cần chuẩn bị khi quyết toán thuế:

Chúng ta đã biết rằng, với cơ quan thuế thì cho dù khoản chi của doanh nghiệp là có thật và chính xác 100% nhưng không có đủ chứng từ chứng mình thì khoản chi đó vẫn không được trừ.

Vì thế, khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán cần tập hợp đủ các hồ sơ, chứng từ cơ bản như:

+ Hợp đồng lao động

+ Bảng chấm công, bảng theo dõi làm thêm giờ

+ Bảng thanh toán tiền lương

+ Phiếu chi lương (hoặc chứng từ phản ánh chi lương)

+ Bảng ký nhận lương của nhân viên.

+ Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau sẽ không được trừ:

Thứ nhất: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Thứ hai: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng