Gần đây, Có khá nhiều bạn kế toán vướng mắc về hóa đơn điện tử có dùng như thế nào? Những doanh nghiệp nào được sử dụng, hay hóa đơn điện tử là gì?.... Sau đây, PPI VIỆT NAM sẽ tổng hợp những vướng mắc thường gặp về hóa đơn điện tử

Sau đây các bạn bắt đầu lần lượt vào từng câu hỏi nhé

#1. Có mấy hình thức hóa đơn điện tử?

Theo Khoản 3, khoản 4 Điều 3 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định hai hình thức hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

#2. Thế nào là hóa đơn điện tử có mã?

Theo Khoản 4 Điều 3 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

#3. Thế nào là hóa đơn điện tử không có mã?

Theo Khoản 3 Điều 3 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 thì hóa đơn điện tử không có mã của cơ thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

#4. Tính ưu việt của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp? Tính ưu việt của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp?

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cụ thể:

+ Giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy ( giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn...)

+ Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

+ Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.

+ Tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin người bán cung cấp cho người mua. Bên cạnh đó, với việc hệ thống của cơ quan thuế ngừng không cho doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích được xuất hóa đơn sẽ hạn chế việc người mua sử dụng phải hóa đơn của các doanh nghiệp này.

#5. Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử hay không?

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 2 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 thì Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

#6. Tính ưu việt của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với cơ quan quản lý?

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí đối với cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình:

+ Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn.

+ Cơ quan thuế và các cơ quan khác của nhà nước không tốn nhiều chi phí, thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay.

+ Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích.

+ Góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

#7. Tính ưu việt của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với xã hội?

+ Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục được tình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên).

+ Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn.

+ Góp phần tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp.

+ Giúp việc triển khai thương mại điện tử được hoàn thiện hơn từ việc đặt hàng trên mạng, giao hóa đơn điện tử qua mạng, thanh toán qua mạng.

+ Sử dụng hóa đơn điện tử góp phần làm giảm bớt việc sử dụng giấy nên sẽ góp phần bảo vệ môi trường.

#8. Khi bán hàng, lập hóa đơn điện tử thì có phải giao hóa đơn điện tử cho người mua không?

Theo Khoản 1 Điều 4 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 thì Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định.

#9. Cửa hàng tôi có sử dụng máy tính tiền thì có được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hay không?

Theo Khoản 1 Điều 4 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 thì người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

#10. Những doanh nghiệp nào thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Theo khoản 1, khoản 3, khoản 4, khoản 5 Điều 12 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

- Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

#11. Những doanh nghiệp nào được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?

Tại Khoản 2 Điều 12 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều 12 NĐ/2018/NĐ-CP và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

#12. Doanh nghiệp nào thì được sử dụng miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Theo Khoản 1 Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định của pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định ở trên) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.

- Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

- Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

#13. Ngoài cơ quan thuế ra thì có tổ chức nào được cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp không?

Theo Khoản 2 Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí cho các đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP.

- Theo Khoản 3 Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP quy định Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được thu tiền dịch vụ theo thỏa thuận tại Hợp đồng ký giữa tổ chức cung cấp dịch vụ và bên nhận dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP.

Như vậy ngoài cơ quan thuế thì có các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện cho doanh nghiệp, các tổ chức này được thu tiền dịch vụ khi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (theo thỏa thuận tại Hợp đồng ký giữa tổ chức cung cấp dịch vụ và bên nhận dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh)

#14. Công ty tôi thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế vậy muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tôi phải đăng ký theo mẫu nào và lấy ở đâu?

Theo Khoản 2 Điều 14 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

#15. Khi Công ty tôi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của TCT thì trong vòng bao nhiêu ngày sẽ được nhận thông báo chấp nhận của CQR?

Theo Khoản 2 Điều 14 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định NĐ 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

#16. Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì công ty của tôi có phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng không?

Theo Khoản 3 Điều 14 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.

#17. Công ty tôi đã đăng ký sử dụng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế nhưng muốn thay đổi thông tin thì có được không?

Theo Khoản 4 Điều 14 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều 14 NĐ 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

#18. Công ty tôi đã tạm ngừng kinh doanh nhưng vẫn còn hợp động ký với người mua trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh vậy công ty tôi có được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hay không?

Theo Khoản 3 Điều 15 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh nếu có văn bản thông báo với cơ quan thuế thì vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.

#19. Tài khoản được cấp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại Cổng thông tiên điện tử của Tổng cục thuế dùng để làm gì?

Theo khoản 1 Điều 16 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

#20. Công ty tôi đang chuẩn bị gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua nhưng lại phát hiện có sai sót thì phải làm thế nào?

Theo khoản 1 Điều 17 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

#21. Cửa hàng tôi đã xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và gửi cho khách hàng nhưng khi kiểm tra lại thì phát hiện có sai sót vậy tôi phải làm thế nào?

Theo khoản 2 Điều 17 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

#22. Cửa hàng tôi nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc phát hiện sai sót hóa đơn đã được cấp mã xin hỏi cửa hàng tôi phải làm thế nào để sửa lại hóa đơn cho đúng?

Theo khoản 3 Điều 17 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn đã được cấp mã thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.

#23. Cửa hàng tôi đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cửa hàng tôi phải làm thế nào?

Theo khoản 1 Điều 19 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng HĐDT có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

TRÊN ĐÂY LÀ NHỮNG CÂU HỎI VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THƯỜNG GẶP, PPI CHÚC BẠN THÀNH CÔNG!