Cuối năm được coi là thời điểm mà các doanh nghiệp tập trung vào việc thu hồi những khoản nợ chưa đòi được để thu hồi vốn sau một năm hoạt động sản xuất kinh doanh. Những giải pháp như thế nào có thể giúp cho doanh nghiệp thu hồi nợ dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn? 

1. Tăng cường tổ chức quản trị khoản phải thu

Doanh nghiệp cần tăng cường tổ chức, xem xét lại những khoản phải thu của mình. DN phải đảm bảo thực hiện phân công rõ ràng, bố trí nguồn nhân sự cho hợp lý để việc đôn đốc, theo dõi khoản phải thu và thu hồi nợ trên cơ sở nguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình.

2. Phối hợp giữa các phòng ban

Mỗi công ty, doanh nghiệp là một khối các tổ chức, phòng ban khác nhau. Việc phối kết hợp các phòng ban lại mới nhau cùng thực hiện nhiệm vụ của công ty thì sẽ đem lại hiệu quả hơn rất nhiều. Cùng nhau theo dõi khách hàng về các giá trị nợ, thời gian nợ, địa chỉ khách hàng… Tuy mỗi phòng ban có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng luôn có mối liên hệ với nhau.

Ví dụ như phòng kế toán mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho TK 133 cụ thể từng khách hàng. Kế toán thực tế sẽ báo cáo công nợ tổng hợp bán hàng và cũng có thể đề xuất cho phòng kinh doanh ngừng bán hàng cho khách hàng, đơn vị mà không có khả năng thanh toán hay nguy cơ mắc nợ cao. Và gửi xác nhận công nợ cho khách hàng có số dư lớn hoặc đã quá hạn thanh toán.

Phòng thương mại định kỳ thực hiện lập báo cáo công nợ theo dõi từng khách hàng một cách tổng quát nhất. Đồng thời đề xuất những biện pháp thu hồi công nợ nhằm bảo đảm những khoản nợ được thanh toán đúng thời hạn.

3. Thường xuyên theo dõi, quản lý khoản nợ phải thu của khách hàng

Việc theo dõi thường xuyên những khoản nợ phải thu của khách hàng giúp doanh nghiệp thắt chặt quản lý hơn, công tác quản lý nợ cũng sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Doanh nghiệp sẽ đánh giá chính xác được tình hình khách hàng, dễ dàng đối chiếu, kiểm tra nếu cần thiết. Từ đó sẽ cung cấp được thông tin kịp thời khi có vấn đề gì xảy ra và có thể đưa ra quyết định đứng đắn.

4. Áp dụng những hình thức bán hàng và chính sách bán hàng hợp lý

Mỗi một thời kỳ kinh tế khác nhau sẽ có những biến động khác nhau. Và mỗi một loại hình DN thì sẽ có những đặc thù riêng. Doanh nghiệp khi làm hợp đồng kinh tế cần soạn thảo ra những chính sách bán hàng rõ ràng, áp dụng riêng cho mỗi doanh nghiệp. Việc này sẽ hạn chế những vấn đề phát sinh về nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, DN cũng nên yêu cầu khách hàng ký thoả thuận và những quy định cụ thể về việc thanh toán nợ và đưa ra những mức phạt cụ thể nếu như khách hàng thanh toán chậm, mức lãi phạt cho những hoá đơn mà khách hàng thanh toán trễ hạn nhằm tránh tình trạng thanh toán sai hạn, nợ quá hạn. Ngoài ra mỗi doanh nghiệp lại có những chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán tiền ngay.

Cách tốt nhát và hiệu quả nhất là doanh nghiệp cần phải “rắn tay” trong việc đưa ra những tiêu chuẩn, điều khoản hay thời hạn bán chịu, khắt khe hơn với khách hàng.

5. Nâng cao năng lực của những cán bộ thu hồi nợ

Những người cán bộ thu hồi nợ là những người trực tiếp thay mặt công ty thực hiện công việc cao cả này. Những cán bộ này có nhiệm vụ giúp cho những khách hàng nợ nâng cao ý thức trong việc thanh toán nợ của mình. Vì vậy, năng lực của những cán bộ này rất quan trọng. Họ đóng vai trò cầu nối, truyền thông đến khách hàng. Doanh nghiệp muốn công tác thu hồi nợ nhanh chóng thì cũng có thể nên nâng cao năng lực, bồi dưỡng thêm cho những cán bộ này: cần phải nắm vững tình hình khách hàng, luôn thân thiện với khách hàng và phải thực sự mềm mỏng. Cán bộ thu nợ cũng phải biết cách kiềm chế bản thân và biết ứng xử khéo léo trong nhiều tình huống. Đồng thời phải luôn duy trì tác phong chuyên nghiệp và phải thật tập trung trong công việc.

6. Áp dụng linh hoạt, triệt để các hình thức thu nợ

Doanh nghiệp nên đa dạng trong việc áp dụng những chính sách, biện pháp trong việc thu hồi nợ. Mỗi một trường hợp khách hàng khác nhau có thể lựa chọn biện pháp khác nhau. Những hình thức thu hồi nợ được nhiều doanh nghiệp áp dụng như: gọi điện nhắc nhở, gửi thu, đòi nợ trực tiếp hay uỷ quyền cho các ngân hàng, tổ chức tín dụng tiến hành những thủ tục pháp lý thu hồi nợ. Hay cũng có thể sử dụng những dịch vụ thu hồi nợ của các công ty.

7. Thành lập một ban thu hồi công nợ

Để doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn trong công tác thu hồi nợ thì nên thành lập một ban thu hồi công nợ. Đặc biệt đối với các đơn vị có phát sinh nhiều giao dịch thương mại với giá trị lớn và số phát sinh nợ phải thu lớn. Ban thu hồi công nợ này sẽ có trách nhiệm xem xét, phân tích và xử lý, báo cáo tình hình thu hồi nợ. Đồng thời sẽ là những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu hồi nợ bằng nhiều cách khác nhau như: gửi văn bản nhắc nhở khách hàng, đòi nợ trực tiếp, đề xuất lập dự phòng hay đề xuất khởi kiện nếu cần thiết…

Liên hệ với PPI Việt Nam để được hỗ trợ:

Công ty TNHH Dịch vụ và Tư vấn thuế PPI Việt Nam

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Đồng Tâm, Ngõ 21 Lê Văn Lương - Thanh Xuân - Hà Nội

Chi nhánh 1: Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội

Chi nhánh 2: Đường Nguyễn Khánh Toàn, Khu đô thị Bãi Viên, TP. Nam Định 

Hotline: 0964.787.599 - 0907.847.988 

Email: info@ppivietnam.vn

Website: www.ppivietnam.vn