Ngày nay, sự chuyển đổi từ giao dịch truyền thống sang môi trường số đang trở thành xu hướng không thể phủ nhận. Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng của quá trình này, không chỉ mang lại sự thuận tiện và linh hoạt trong quản lý tài chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu về những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất về thời điểm lập và chữ ký trong nội dung bài viết dưới đây.

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến giao dịch buôn bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Quá trình này bao gồm việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông tin bằng các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử thường được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức có mã số thuế liên quan và sau đó được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử - quy định về hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ

Trong tình huống doanh nghiệp hành động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, quy định về thời điểm lập hóa đơn đặt ra tại thời điểm dịch vụ được hoàn tất, mà không phân biệt xem có sự thu tiền trước đó hay không.

Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ đồng nghĩa với thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng, nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp các loại dịch vụ, bao gồm nhưng không giới hạn trong các lĩnh vực sau đây:

• Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế;

• Thẩm định giá;

• Khảo sát, thiết kế kỹ thuật;

• Tư vấn giám sát;

• Lập dự án đầu tư xây dựng).

Trong tình huống giao hàng theo nhiều đợt hoặc bàn giao từng phần của dịch vụ, mọi lần giao hàng đều đòi hỏi việc lập hóa đơn tương ứng với khối lượng hoặc giá trị của dịch vụ được giao.

Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa

Việc lập hóa đơn điện tử trong quá trình bán hàng hóa, bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia, được xác định tại thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, mà không phân biệt xem thanh toán đã được thực hiện hay chưa.

Khi có nhiều đợt giao hàng, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều đòi hỏi việc lập hóa đơn điện tử tương ứng với khối lượng và giá trị của hàng hóa được chuyển giao.

3. Chữ ký trên hóa đơn điện tử - quy định về hóa đơn điện tử

Theo quy định của Điều b Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử phụ thuộc vào tình trạng pháp lý của người bán. Trong trường hợp người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức đó. Ngược lại, nếu người bán là cá nhân, chữ ký số sẽ là của cá nhân đó hoặc của người được ủy quyền.

Tuy nhiên, không phải tất cả hóa đơn điện tử đều yêu cầu có chữ ký số từ cả người bán và người mua. Các trường hợp không bắt buộc chữ ký số của người bán và người mua bao gồm:

• Hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi giao dịch liên quan đến bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

• Khi người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với người bán về việc đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử, hóa đơn có thể chứa cả chữ ký số và ký điện tử từ cả hai bên theo thỏa thuận của họ.

• Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế không yêu cầu chữ ký số của cả người bán và người mua.

• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, không cần chữ ký số của người mua và người bán.

• Trong trường hợp hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ, không cần chữ ký số của người bán, trừ khi đó là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.

• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không qua website và hệ thống thương mại điện tử, không cần chữ ký số của người bán trên hóa đơn, trừ khi có các yêu cầu như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế và địa chỉ người mua.

• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế không cần chữ ký số của người bán, ngoại trừ các thông tin cụ thể như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua và chữ ký số của người mua.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên của Kế toán PPI đã cung cấp những thông tin cần thiết cho bạn về những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất. Quy định về thời điểm lập hóa đơn theo từng loại dịch vụ và hàng hóa, cùng với quy tắc áp dụng chữ ký số, là những điều kiện quan trọng để doanh nghiệp và cá nhân thực hiện đúng, hiệu quả và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đồng thời, việc này cũng là bước quan trọng hướng tới sự hiện đại hóa và tích cực ứng dụng công nghệ trong quản lý kinh doanh.