Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Điều kiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương; Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo thông tư 133 và 200 theo Quy định về trích lập dự phòng quỹ tiền lương mới nhất.

1. Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

Căn cứ theo điểm 2.6 khoản 2 điều 4 Thông tư  96/2015/TT-BTC quy định:

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề.

    Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

- Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.

Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2020, Cty Kế toán PPI  có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng.

- Đến ngày 30/06/2021 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), Cty mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2020 là 7 tỷ đồng.

-> Thì Cty phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2021) là: = (10 tỷ – 7 tỷ) = 3 tỷ đồng.

=> Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2021 nếu Cty có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.

Như vậy: Điều kiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương như sau:

    - Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương cho năm sau liền kề không quá 17% quỹ lương thực hiện trong năm.

    - Sau khi trích lập phải đảm bảo DN không bị lỗ (Nếu lỗ thì mức trích phải thấp hơn 17%)

    - Sau 6 tháng (kể từ ngày kết thúc năm tài chính) mà không sử dụng hết thì phải tính giảm chi phí của năm sau.

Chứng từ trích lập dự phòng quỹ tiền lương

- Phải được quy định rõ trong Quy chế lương thưởng hoặc quy chế tài chính của DN (Khi nào cần trích lập và mức dự kiến trích lập).

- Cần có 1 Tờ trình về kế hoạch trả lương năm sau sẽ phải cần đến quỹ dự phòng tiền lương.

- Khi trích lập quỹ thì có Phiếu chi và 1 Quyết định của Giám đốc về việc trích lập: Mức trích lập, kế hoạch sử dụng ...

Theo Công văn 56018/CT-TTHT ngày 17/8/2017 của Cục thuế TP. Hà Nội:

- Trường hợp Công ty có thực hiện trích trước khoản tiền thưởng thành tích trong năm tài chính nhưng đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN Công ty chưa thực hiện chi thì khoản trích trước này không đủ điều kiện để hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của năm phát sinh khoản trích trước.

    -> Tuy nhiên, đến kỳ tính thuế của năm tài chính sau, Công ty có thực hiện chi khoản tiền thưởng thành tích của năm tài chính trước thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của kỳ tính thuế mà Công ty thực chi nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và phù hợp theo quy định của pháp luật.

2. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

Lưu ý: Hiện tại chưa có văn bản cụ thể nào hướng dẫn về hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương. Dưới đây là chia sẻ của Kế toán PPI để các bạn tham khảo nhé:

Căn cứ theo Điều 62 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 47 Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn:

Các khoản dự phòng phải trả thường bao gồm:

- Dự phòng phải trả khác, bao gồm cả khoản dự phòng trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật, khoản dự phòng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ định kỳ (theo yêu cầu kỹ thuật), khoản dự phòng phải trả đối với hợp đồng có rủi ro lớn mà trong đó những chi phí bắt buộc phải trả cho các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng vượt quá những lợi ích kinh tế dự tính thu được từ hợp đồng đó;

- Tài khoản 3524 - Dự phòng phải trả khác: Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng phải trả khác theo quy định của pháp luật ngoài các khoản dự phòng đã được phản ánh nêu trên, như chi phí hoàn nguyên môi trường, chi phí thu dọn, khôi phục và hoàn trả mặt bằng, dự phòng trợ cấp thôi việc theo quy định của Luật lao động, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, TSCĐ định kỳ...

Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

- Khi trích lập dự phòng phải trả khác, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

       Có TK 3524 - Dự phòng phải trả khác.

- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập, ghi:

Nợ TK 3524 - Dự phòng phải trả khác

       Có các TK 334...

- Trường hợp năm sau (sau 6 tháng) chưa sử dụng hết thì hạch toán ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 3524 - Dự phòng phải trả khác.

       Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các bạn có thể xem thêm tại Công văn 368/CT-TTHT ngày 19/3/2012 của Cục thuế Long An: V/v trích lập quỹ dự phòng bổ sung vào quỹ lương của năm sau, cụ thể như sau:

"Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty có phát sinh trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề thì thực hiện theo hướng dẫn trên. Doanh nghiệp có thể nghiên cứu thêm ví dụ trong Thông tư số 18/2011/TT-BTC nêu trên để thực hiện.

Tài khoản hạch toán khoản trích lập quỹ dự phòng:

Nợ TK 642

        Có TK 352

Về mặt thủ tục chứng từ: Công ty cần có Phiếu kế toán để tính toán tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm sau liền kề."

Các bạn muốn xem thêm về việc hạch toán dự phòng bảo hành sản phẩm hàng hóa, dự phòng bảo hành công trình xây dựng, dự phòng phải trả khác… thì các bạn xem tại đây nhé: Cách hạch toán dự phòng phải trả TK 352

Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương đơn vị sự nghiệp:

Công văn 1546/TCT-CS ngày 19/4/2019 của Tổng cục thuế:

Căn cứ các quy định nêu trên, quỹ bổ sung thu nhập và quỹ dự phòng tiền lương là hai loại quỹ có nguồn trích lập và mục đích chi khác nhau:

    Quỹ bổ sung thu nhập có mục đích chi bổ sung, chi tăng thêm thu nhập cho người lao động nhằm động viên kịp thời người lao động phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao.

    Quỹ dự phòng tiền lương dùng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề, nhằm đảm bảo việc trả lương cho người lao động không bị gián đoạn.

Đối với quỹ bổ sung thu nhập: các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác nếu thực hiện trích lập và sử dụng quỹ bổ sung thu nhập thì thực hiện theo quy định tại Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ, Thông tư số 145/2017/TT-BTC ngày 29/12/2017 của Bộ Tài chính và các quy định liên quan.

Đối với quỹ dự phòng tiền lương: trường hợp các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác thực hiện kệ khai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu thì không có cơ sở để trích lập và sử dụng quỹ dự phòng tiền lương.

    Trường hợp các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo kê khai nếu thực hiện trích lập và sử dụng quỹ dự phòng tiền lương phù hợp với quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đề nghị Cục Thuế căn cứ các quy định, hướng dẫn nêu trên và tình hình thực tế của đơn vị để xử lý đúng quy định pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.