Sắp xếp chứng từ kế toán khoa học là rất quan trọng đối với nhân viên phòng ban kế toán. Bởi thông qua đó giúp việc bảo lưu, lưu trữ an toàn, hạn chế sự cố thất lạc chứng từ. Hơn nữa, việc sắp xếp chứng từ khoa học còn giúp thuận tiện khi sử dụng, kiểm tra, so sánh.

Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ chung

Kế toán sẽ cần tổng hợp 2 bộ chứng từ là Tờ khai thuế và Hóa đơn đầu vào,đầu ra khác nhau. Cụ thể cách sắp xếp chứng từ theo cách này như sau:

Tờ khai thuế

Thông thường, nhân viên kế toán sẽ sắp xếp tờ khai thuế theo định kỳ quý. Bộ chứng từ sẽ bao gồm các loại như sau: 

• Tờ khai thuế GTGT

• Tờ khai thuế TNCN

• Tờ khai thuế TNDN

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra

Các loại hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp nên được sắp xếp theo trình tự thời gian. Cụ thể hóa đơn được xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng bảng kê mua vào kỳ đó trên tờ khai thuế đã nộp.

Đối với giá trị hóa hơn đầu vào khi sắp xếp cần phân chia như sau:

• Nếu hóa đơn < 20 triệu mà thanh toán tiền mặt:
  Hóa đơn kẹp cùng phiếu chi tiền + phiếu nhập kho.

• Nếu hóa đơn > 20 triệu mà thanh toán chuyển khoản:
  Kế toán photo Ủy nhiệm chi kẹp cùng để tiện theo dõi công nợ và giải trình

• Đối với tờ khai hải quan nhập khẩu thì phải kẹp cùng chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Sắp xếp lưu trữ chứng từ theo từng bộ chứng từ riêng

Bạn cũng có thể thực hiện sắp xếp chứng từ kế toán theo từng bộ chứng từ riêng khác nhau như:

Chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán sẽ được sắp xếp cùng với các loại giấy tờ sau:

• Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng có phê duyệt của Giám đốc. Đối với các khoản chi theo yêu cầu của Giám đốc cần ghi rõ theo quyết định, văn bản nào. Kèm theo Giấy xác nhận trả nợ gốc, lãi vay ngân hàng. 

• Đối với doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho 1 dự án đã phê duyệt cần kèm theo bản kế hoạch ở mỗi lần chi và bản lý nhận khoản mục đã chi.

• Các phiếu thu, giấy báo được lưu cùng hợp đồng bán hàng, hoá đơn GTGT và chứng từ khác.

Chứng từ ngân hàng 

Chứng từ ngân hàng sẽ bao gồm hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay. Trong đó, thú tự sắp xếp chứng từ kế toán đối với từng loại hồ sơ như sau: 

• Hồ sơ tiền gửi:

Tờ sao kê tổng hợp, giấy báo nợ có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự  tờ sao kê.

• Hồ sơ tiền vay:

Hợp đồng vay, phụ lục đính kèm, các khế ước nhận nợ và hồ sơ khác đính kèm  theo thứ tự thời gian từng hợp đồng vay. Trường hợp doanh nghiệp ít phát sinh thì nên đóng gộp toàn bộ thành 1 tập từ tháng 1-12. Nếu doanh nghiệp nhiều phát sinh nên sắp xếp mỗi 1 tháng là 1 bộ.

Phiếu xuất kho

Ngoài phiếu xuất kho thì kế toán cần lưu kèm phiếu tính giá thành nhập kho và hóa đơn GTGT đầu ra, biên bản giao hàng… Sau đó thực hiện đóng gộp thành 1 tập từ tháng 1-12 nếu có phát sinh nếu ít, còn nếu nhiều đóng 1 tháng là 1 bộ.

Chứng từ công nợ

Việc sắp xếp chứng từ kế toán công nợ theo thứ tự như sau:

• Các biên bản thỏa thuận đối trừ công nợ đơn vị

• Biên bản đối chiếu công nợ tháng, quý và năm

• Công văn đòi nợ từng lần

• Quyết định xử lý công nợ của khách hàng.

Chứng từ tài sản doanh nghiệp

Các loại tài sản sẽ được lưu trữ chứng từ theo từng loại khác nhau. Việc sắp xếp chứng từ kế toán tài sản doanh nghiệp theo loại sẽ tiện lợi cho việc tra cứu hơn.

• Tờ trình phê duyệt chứa chữ ký và con dấu khi mua tài sản.

• Hợp đồng mua tài sản 

• Biên bản giao nhận tài sản.

• Biên bản thanh lý tài sản.

Các mẹo sắp xếp chứng từ kế toán của doanh nghiệp nêu trên cực hữu ích đối với nhân viên kế toán. Việc sắp xếp chứng từ khoa học giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức. Cùng tham gia các khóa học kế toán tại PPI Việt Nam theo hotline 0944.32.5559 - 096.478.7599 để có thêm nhiều kiến thức hữu ích.