Trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn mang lại nhiều lợi ích về mặt hiệu quả, tiết kiệm và bảo mật thông tin. Tuy nhiên, để thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và đảm bảo tính hợp pháp, các doanh nghiệp cần nắm rõ quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp.

Tại sao lưu trữ hóa đơn điện tử lại quan trọng?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là một yếu tố pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với cả bên bán và bên mua. Theo quy định của Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11, việc lưu trữ hóa đơn điện tử là bắt buộc và phải được thực hiện trong vòng 10 năm, tương tự như việc lưu trữ hóa đơn giấy. Tại sao việc này lại cần thiết?

Đối với bên bán, việc lưu trữ hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích rất lớn trong quản lý kinh doanh. Đầu tiên, việc này tạo ra một cơ sở dữ liệu phong phú và toàn diện về các giao dịch mà doanh nghiệp đã tiến hành, giúp chúng ta dễ dàng tra cứu và xác minh thông tin khi cần thiết. Đồng thời, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng là một biện pháp bảo vệ chống lại các rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong tương lai. Khi có tranh chấp hoặc kiện tụng, việc có sẵn hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp có bằng chứng rõ ràng và cụ thể để bảo vệ quyền lợi của mình.

Hóa đơn điện tử đúng chuẩn thì phải đảm bảo những quy định gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong quy trình kinh doanh của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Theo quy định của Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11, việc này không chỉ là một nhiệm vụ kỹ thuật mà còn là một yêu cầu pháp lý quan trọng. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn điện tử đối với việc quản lý và tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp.

Với bên bán, việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp họ có một cơ sở dữ liệu phong phú về các giao dịch mà họ đã tiến hành, mà còn là một biện pháp bảo vệ chống lại các rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong tương lai. Khi có tranh chấp hoặc kiện tụng, có sẵn hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp có bằng chứng rõ ràng và cụ thể để bảo vệ quyền lợi của mình.

Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều lợi ích. Thay vì phải tự lưu giữ và quản lý hóa đơn, khách hàng có thể dễ dàng truy cập và tra cứu thông tin trực tiếp trên website của bên bán. Nếu cẩn thận, họ cũng có thể tải về và lưu trữ file hóa đơn điện tử để sử dụng trong trường hợp cần thiết. Điều này giúp bên mua trở nên chủ động hơn trong việc quản lý và kiểm soát giao dịch của mình, đồng thời tránh được tình trạng phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn của bên bán.

Định dạng của hóa đơn điện tử khi lưu trữ là gì?

Để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn, doanh nghiệp cần tuân thủ định dạng và cách thức lưu trữ phù hợp. Thông thường, hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới hai dạng file đi kèm nhau: file PDF và file XML.

File PDF thường là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, có dạng giống như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, điểm đáng lưu ý là file PDF không mang giá trị pháp lý, bởi vì nó chỉ là một phiên bản hiển thị của dữ liệu được lưu trữ trong file XML.

Trong khi đó, file XML chính là nơi chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn điện tử. Đây là phiên bản có giá trị pháp lý, vì nó chứa thông tin chi tiết và không thể chỉnh sửa. Do đó, file XML được coi là nguồn thông tin chính thống và được sử dụng để xác minh tính hợp pháp của giao dịch.

Một hóa đơn điện tử được lưu trữ cần đạt đủ những điều kiện nào?

Trước khi lưu trữ, một hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng một số điều kiện quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của thông tin. Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC, các điều kiện cụ thể sau đây cần được đảm bảo:

Tính toàn vẹn và tin cậy: Hóa đơn điện tử phải bảo đảm rằng thông tin chứa trong nó không bị thay đổi, trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị. Điều này đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn vẫn còn đầy đủ và chưa bị chỉnh sửa một cách không hợp pháp.

Khả năng truy cập và sử dụng thông tin: Thông tin trên hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Điều này đảm bảo rằng thông tin có sẵn trên hóa đơn có thể được truy xuất một cách thuận tiện và không gây khó khăn cho việc xác minh hoặc kiểm tra.

Tuân thủ quy định về hóa đơn: Hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định về hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ, bao gồm cả các quy định về loại hóa đơn, nội dung cần có trên hóa đơn đã lập, thông tin về quá trình tạo và phát hành hóa đơn.

Hình thức và nội dung của hóa đơn: Hình thức và nội dung của hóa đơn được lưu trữ phải giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và phải phản ánh đầy đủ và chính xác thông tin đã được ghi trên hóa đơn điện tử gốc. Điều này đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng công việc.

Thông tin chi tiết và đầy đủ: Hóa đơn điện tử cần phải chứa đầy đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định, nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu ghi trên hóa đơn.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn và tiện lợi ngày nay đã được đơn giản hóa và đa dạng hơn nhờ vào sự phát triển của công nghệ. Dưới đây là một số phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần biết:

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

1. Sử dụng Email riêng: Quý khách có thể tạo một địa chỉ Email riêng để lưu trữ hóa đơn và thông báo cho tất cả các bên bán. Địa chỉ Email này có thể được cấu hình để tự động chuyển đến hòm thư của người quản lý.

2. Thư mục Google Drive: Lập một thư mục trên Google Drive và liên kết với địa chỉ Email lưu hóa đơn. Khi nhận được Email, kế toán có thể tải xuống và lưu trữ hóa đơn trong thư mục này trên máy tính.

3. Kiểm tra và cập nhật thông tin: Kế toán cần kiểm tra và cập nhật thông tin từ hóa đơn vào một file Excel, bao gồm mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và liên kết tới hóa đơn trên Google Drive.

4. Đồng bộ hóa dữ liệu: Cuối cùng, hãy đồng bộ hóa thư mục máy tính chứa hóa đơn với Google Drive để đảm bảo dữ liệu được sao lưu an toàn.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

1. Lưu trữ trên máy tính và Google Drive: Hóa đơn điện tử đầu ra cũng có thể được lưu trữ trên máy tính và cập nhật nội dung vào một file Excel, bao gồm thông tin về khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT.

2. Đồng bộ hóa với Google Drive: Để đảm bảo an toàn dữ liệu, hãy đồng bộ hóa thư mục chứa file Excel này với Google Drive.

Lời kết

Qua bài viết trên của Kế toán PPI cho chúng ta thấy, việc tìm hiểu về quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ kế toán mà còn là một phần quan trọng trong quản lý dữ liệu và tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện đúng quy trình và áp dụng các biện pháp bảo mật hiệu quả, các doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tăng cường hiệu suất và tính chính xác trong quản lý kế toán của mình. Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, việc lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn và hiệu quả là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công và phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp.