Quỹ tiền mặt là một trong những chỉ số quan trọng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Trong quá trình làm việc, không ít lần kế toán phải đối mặt với tình trạng quỹ tiền mặt ảo trên sổ sách tăng lên. Nguyên nhân của hiện tượng quỹ tiền mặt ảo là gì và cách xử lý ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Kế toán PPI để có cái nhìn rõ hơn về vấn đề này.

1. Các nguyên nhân gây ra tình trạng quỹ tiền mặt ảo

Tình trạng quỹ tiền mặt ảo có thể xảy ra do các nguyên nhân sau, bao gồm:

• Việc không có hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn không hợp lệ trong các khoản chi nội bộ khiến cho kế toán không thể nhập vào hệ thống sổ sách thuế. Điều này dẫn đến tình trạng thực tế có chi phí nhưng trên sổ sách thuế không thể hiển thị đúng khoản chi này.

• Khi doanh nghiệp chưa đóng đủ vốn, kế toán thường thực hiện bút toán vốn góp ảo.

• Trong trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng, nhưng việc hạch toán không đầy đủ vẫn làm cho thông tin treo trên tài khoản công nợ (nguyên nhân thường là do cả hai bên không thực hiện biên bản đối soát công nợ).

• Doanh nghiệp thực hiện chi trả lương cho nhân viên, nhưng không hạch toán đầy đủ do không nhập đủ thông tin nhân sự vào hệ thống sổ sách tài chính. Thay vào đó, thông tin nhân sự thường chỉ được theo dõi nội bộ (thường là do đơn vị không muốn thực hiện đóng bảo hiểm cho nhân viên nên thực hiện theo cách này).

• Doanh nghiệp thực hiện bán hóa đơn để điều chỉnh cân bằng giữa thu và chi của doanh nghiệp (đây là các giao dịch thu nhập ảo gây ra quỹ tiền mặt ảo).

2. Cách xử lý tình trạng quỹ tiền mặt ảo

- Tăng chi phí lương bằng cách gia tăng thu nhập cho nhân viên. Tuy nhiên, cần chú ý để tránh việc phải nộp thuế thu nhập cá nhân và đồng thời không tăng chi phí bảo hiểm xã hội.

• Thu nhập được tính bao gồm lương đóng bảo hiểm và các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, phụ cấp nuôi con nhỏ, tiền xăng xe, điện thoại và các khoản hỗ trợ khác. Căn cứ theo Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH và Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH năm 2016.

• Tăng chi phí thưởng lễ, tết và thưởng theo năng suất lao động.

• Đi kèm với các chứng từ như hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương có chữ ký đầy đủ, quy chế lương thưởng và thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

• Đối với các khoản chi thưởng lễ, tết, cần thiết lập quy chế lương thưởng và danh sách những người lao động được thưởng. Tất cả những tài liệu này phải có chữ ký của người lao động.

- Phụ cấp trang phục cho nhân viên: Chi phí hiện vật được miễn toàn bộ, chi tiền mặt tối đa là 5.000.000đ/năm/người.

- Đối với các hóa đơn dưới 20 triệu, hạn chế thanh toán qua ngân hàng và ưu tiên thanh toán bằng tiền mặt.

- Đối với các khoản chi không có hóa đơn hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ, vẫn thực hiện hạch toán bình thường. Tuy nhiên, khi xác định thu nhập tính thuế TNDN, trừ đi những khoản chi đó và bao gồm chúng trong chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.

- Rà soát lại công nợ đối với nhà cung cấp, đặc biệt là những nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt nhưng chưa có phiếu chi và tiến hành lập phiếu chi để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.

- Đối với hóa đơn đầu ra dưới 20 triệu và khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt, tạm thời có thể không lập phiếu thu và coi đó như là khách hàng mua nợ.

- Có thể thực hiện tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.

- Giảm vốn điều lệ của công ty là một phương án, tuy nhiên, không nên ưu tiên sử dụng phương pháp này. Trong trường hợp vốn điều lệ lớn hơn nhu cầu chi thực tế, kế toán có thể đề xuất giảm vốn điều lệ và thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.

- Làm tạm ứng công tác cho nhân viên.

- Góp vốn bằng số tiền cần và hạch toán theo số tiền góp vốn, tránh tình trạng hạch toán vốn ảo.

- Cho cá nhân vay, tuy nhiên doanh nghiệp không nên sử dụng cách này là khi công ty đang có khoản vay từ ngân hàng. Không có lý do gì một doanh nghiệp cho cá nhân khác vay mà lại đi vay ngân hàng.

Lời kết

Trong bài viết trên đây, Kế toán PPI đã cung cấp hướng dẫn về cách xử lý tình trạng tồn quỹ tiền mặt lớn trong doanh nghiệp. Để có thêm thông tin về các vấn đề liên quan, bạn có thể tham khảo các dịch vụ tư vấn cũng như các khóa đào tạo kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực kế toán, thuế tại Kế toán PPI. Những khóa học này sẽ được dẫn dắt bởi đội ngũ kế toán trưởng có nhiều kinh nghiệm, giúp bạn hiểu rõ hơn và có cơ hội được giải đáp mọi thắc mắc của mình.