1. Thế nào là hóa đơn hợp pháp - Bất hợp pháp:

1.1. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

 - Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc:

 - Lập khống hóa đơn;

 - Cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 39);

- Cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách;

- Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc;

- Lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên;

- Dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác. 

- Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:

- Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.

- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.

- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.

- Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.

- Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.

1.2. Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

- Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư 39, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

- Hóa đơn hết giá trị sử dụng là:

- Hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa;

- Các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

    - Hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

(Theo điều 22 và 23 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Ví dụ: DN A mua hàng của DN B -> DN xuất hóa đơn GTGT, cung cấp hợp đồng, biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu xuất ...(đầy đủ) -> Nhưng DN nợ Thuế (hay vì lý do nào đó) bị Cơ quan thuế đóng Mã số thuế -> Đây là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

- Bên bán: Ngoài việc phải kê khai thuế đầu ra còn bị phạt từ 20 - 50tr (tội sử dụng hóa đơn bất hợp pháp)

- Bên mua: Ngoài việc không được khấu trừ, không được đưa vào chi phí còn bị phạt từ 20 - 50tr (Tội sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

NHƯ VẬY HÓA ĐƠN HỢP PHÁP LÀ:

- Không nằm trong các quy định về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp nêu trên.

- Nếu là hóa đơn GTGT (tự in, đặt in, điện tử) phải Thông báo phát hành trước khi sử dụng.

- Nếu là hóa đơn bán hàng (hóa đơn trực tiếp) Phải mua ở Chi cục thuế, Cục thuế.

Lời khuyên:

- Bên bán: Khi nộp Thông báo phát hành hóa đơn -> Đợi từ 2 - 5 ngày, tra cứu xem đã cập nhật trên hệ thống chưa, nếu chưa phải liên hệ với Chi cục thuế để kiểm tra.

- Bên mua: Khi nhận hóa đơn đầu vào -> Kiểm tra xem hóa đơn đó đã được Thông báo phát hành chưa và Kiểm tra xem tình trạng DN đó đang hoạt động hay bỏ trốn.

2. Thế nào là Hóa đơn hợp lệ:

Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:

- Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);

- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;

- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua;

- Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);

- Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.

(Theo điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC)

Như vậy: Hóa đơn hợp lệ phải được viết theo đúng các Nguyên tắc quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC như:

- Phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế người mua – người bán,

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

- Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

3. Thế nào là Hóa đơn hợp lý:

- Khi nói đến hoá đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hoá đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý.

 = > Nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN bên bán.

Ví dụ 1:

- Hóa đơn dịch vụ ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ (Được bên bán thông báo phát hành đầy đủ, lập hóa đơn theo đúng quy định đầy đủ chi tiêu trên hóa đơn) -> Nhưng phải xem hóa đơn ấy có liên quan đến hoạt động SXKD hay không?

- Nếu hóa đơn dịch vụ ăn uống là do bạn chiêu đãi người thân, gia đình, ...  -> Không giải trình được là tiếp khách là ai ... - > Không liên quan đến hoạt động SXKD thì cho dù có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ cũng không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ 2:

- Doanh nghiệp bạn không có ô tô, phương tiện vận tải -> Mà lại có hóa đơn mua xăng dầu, nhiên liệu -> Thì bạn phải giải trình được là mua về làm gì, có phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN hay không -> Nếu không sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ.

=> Hóa đơn phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý -> Là căn cứ để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.