Chứng từ kế toán là một trong những loại giấy tờ rất phổ biến đối với các doanh nghiệp kinh doanh. Vậy cách lập, ký loại chứng từ này cần tuân thủ các quy định như thế nào? Nội dung bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về loại giấy tờ này đối với doanh nghiệp.

Tìm hiểu chứng từ kế toán là gì?

Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 định nghĩa chứng từ kế toán là giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Các loại chứng từ kế toán cơ bản

Tùy theo mục đích, công dụng để phân loại chứng từ kế toán như sau: 

Phân loại dựa theo công dụng

- Chứng từ mệnh lệnh: lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư,...

- Chứng từ chấp hành: phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,...

- Chứng từ thủ tục: chứng từ ghi sổ 

- Chứng từ liên hợp: lệnh kiêm phiếu xuất kho,...

Phân loại chứng từ kế toán theo địa điểm lập chứng từ

- Chứng từ bên trong: phiếu xuất vật tư, bảng kê thanh toán lương, biên bản bàn giao tài sản...

- Chứng từ bên ngoài: hóa đơn mua hàng, ...

Phân loại chứng từ theo trình tự lập

- Chứng từ ban đầu: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,...

- Chứng từ tổng hợp: bảng kê,...

Phân loại chứng từ kế toán theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế 

- Chứng từ một lần 

- Chứng từ nhiều lần 

Phân loại theo tính cấp bách thông tin trong chứng từ

- Chứng từ bình thường

- Chứng từ báo động: hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp,...

Dựa theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ 

- Chỉ tiêu lao động, tiền lương

- Chỉ tiêu hàng tồn kho

- Chỉ tiêu bán hàng

- Chỉ tiêu tiền mặt

- Chỉ tiêu tài sản cố định

Dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin 

- Chứng từ thông thường: dạng giấy tờ

- Chứng từ điện tử

Các yếu tố cấu thành nội dung của chứng từ kế toán

– Các yếu tố cơ bản bắt buộc cần có trên mọi chứng từ kế toán như:

+ Tên gọi chứng từ

+ Số chứng từ, ngày, tháng, năm lập chứng từ

+ Tên địa chỉ của cá nhân, đơn vị lập, nhận chứng từ

+ Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế

+ Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính, tổng số tiền bằng chữ

+ Chữ ký của người lập, người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ.  

– Các yếu tố bổ sung không bắt buộc đối với chứng từ  để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán. Ví dụ như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng.

Lập chứng từ kế toán

• Chứng từ kế toán cần có các nội dung chủ yếu sau:

+ Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân lập chứng từ kế toán 

+ Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân nhận chứng từ kế toán 

+ Chữ ký, họ, tên người lập, người duyệt, người có liên quan chứng từ kế toán. 

• Nội dung hóa đơn cần có các tiêu sau đây:

+Họ, tên, địa chỉ 

+Mã số thuế, tài khoản thanh toán của người mua, người bán 

+Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng 

+Thuế suất, tiền thuế GTGT

+Tổng số tiền thanh toán 

+Chữ ký người bán, người mua hàng…

Ký chứng từ kế toán

Ký chứng từ kế toán được quy định cụ thể như sau:

+ Chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký.

+ Chữ ký trên chứng từ kế toán cần được ký bằng bút mực.

+ Không được ký chứng từ bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

+ Chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất.

+ Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ  khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký.

+ Chứng từ chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng  ký trước khi thực hiện.

+ Chữ ký trên chứng từ dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

Trên đây là những chia sẻ về cách lập, ký chứng từ kế toán đến bạn đọc mà bạn cần biết. Nếu bạn muốn có thêm những kiến thức về kế toán, hãy liên hệ PPI Việt Nam theo hotline 0944.32.5559 - 096.478.7599 để được tư vấn. Tại đây có các khóa học kế toán chuyên nghiệp để các bạn học viên nâng cao kiến thức.