Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách sẽ giúp việc quản lý doanh nghiệp dễ dàng, hiệu quả hơn. Vậy cần tuân thủ các quy định và cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về lưu trữ các loại hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp.

Lý do cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 thì người bán cần tiến hành lưu trữ loại hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm. Lưu trữ hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ xác thực để giải quyết vấn đề pháp lý khi có sự cố xảy ra.

Đối với bên mua có thể không cần lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu tại website của bên bán. Ngoài ra, bên mua có thể tải file hóa đơn về lưu trữ để chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc phần mềm hóa đơn của bên bán. 

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần đạt các điều kiện nào?

Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện như sau:

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử khi lưu trữ cần đáp ứng điều kiện:  

• Hóa đơn đảm bảo đủ tin cậy và có đầy đủ thông tin, chưa bị thay đổi.

• Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Nghị định số 51/2010/NĐ-CP thì lưu trữ hóa đơn cần tuân theo quy định về cung ứng dịch vụ. Trong đó cần tuân thủ các nội dung trên hóa đơn, thông tin phát hành hóa đơn,...

• Hình thức hóa đơn đảm bảo giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung được lập hay gửi đi.

• Thông tin trên hóa đơn cần cung cấp đầy đủ ngày, giờ, người khởi tạo.

Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì việc lưu trữ các hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ quy định sau:

• Hóa đơn điện tử đầu vào được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan có thể chọn hình thức bảo quản hóa đơn điện tử phù hợp đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ.

• Đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ trên thông tin hóa đơn điện tử. 

• Lưu trữ các loại hóa đơn điện tử đầu vào đúng và đủ thời hạn theo quy định pháp luật.

• Hóa đơn điện tử tử đầu vào có thể tra cứu được khi có yêu cầu 

• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn thì được phép tiêu hủy.

Doanh nghiệp thực hiện cách lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra  

Bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

• Lưu trữ các hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm.

• Không cần lưu trữ ở dạng giấy mà nên lưu trữ dưới dạng điện tử khi sử dụng phần mềm HĐĐT đầu vào.

• Khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì dữ liệu được lưu trên hệ thống. Do đó bên bán bên Export dữ liệu và nén dữ liệu dạng .zip để lưu vào ổ cứng.

Bên mua có thể lưu trữ như sau:

• Lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính với dạng XML.

• Lưu trữ hóa đơn bằng PDF tuy nhiên bản thể hiện này không có giá trị pháp lý.

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn

Việc lưu trữ dữ liệu tiện lợi và có nhiều sự lựa chọn hơn nhờ công nghệ hiện đại ngày nay. Nhờ đó mà đảm bảo tăng cường tính an toàn và thuận tiện khi tra cứu, truy xuất.  

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Doanh nghiệp có thể thực hiện lưu trữ thông tin hóa đơn đầu vao an toàn theo các bước như sau:

• Bước 1: Tạo Email lưu hóa đơn và thông báo email với toàn bộ các bên bán.  

• Bước 2: Lập thư mục Google Drive bằng email lưu nhận hóa đơn.

• Bước 3: Kế toán tải xuống lưu trữ hóa đơn tại thư mục trên máy tính 

• Bước 4: Kế toán mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật thông tin vào file Excel.

• Bước 5: Đồng bộ thư mục máy tính lên Google Drive

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Đối với hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp nên thực hiện các bước lưu trữ như sau:

• Bước 1: Lưu trữ hóa đơn vào thư mục trên máy tính cập nhật nội dung vào file excel.

• Bước 2: Đồng bộ thư mục chứa file excel với Google Drive.

Trên đây là những thông tin chia sẻ về quy định, cách lưu trữ hóa đơn điện tử chi tiết nhất. Để được tư vấn cụ thể hơn về các khóa học kế toán, bạn hãy liên hệ PPI Việt Nam theo hotline 0944.32.5559 - 096.478.7599.