TẠI SAO BÁO CÁO QUẢN TRỊ LẠI QUAN TRỌNG VỚI DN VÀ CHỨC NĂNG CỦA BÁO CÁO QUẢN TRỊ

Báo cáo quản trị là một nguồn thông tin kinh doanh giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác hơn, dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, những báo cáo này chỉ hữu ích khi công việc chuẩn bị và trình bày chúng. Trong bài đăng blog này, chúng tôi sẽ cung cấp một chút thông tin cơ bản và bối cảnh về báo cáo quản lý, sau đó chúng tôi sẽ phác thảo 11 phương pháp hay nhất cần thiết mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo báo cáo của mình có hiệu quả.

Chúng tôi cũng sẽ xem xét một số ví dụ minh họa các phương pháp hay nhất này trong hoạt động được tạo bằng công cụ báo cáo hiện đại. Đến cuối bài viết này, việc tạo các báo cáo quản lý hữu ích và ấn tượng sẽ là bản chất thứ hai đối với bạn. Nhưng trước hết hãy bắt đầu với định nghĩa cơ bản.

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị nhằm mục đích thông báo cho các nhà quản lý về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, nhằm giúp họ đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Họ thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau của công ty theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và trình bày chúng một cách dễ hiểu. Về cơ bản, chúng thể hiện giá trị doanh nghiệp của bạn trong một khoảng thời gian cụ thể bằng cách tiết lộ thông tin tài chính và hoạt động. Báo cáo cho ban giám đốc cung cấp thông tin chi tiết về cách thức hoạt động của công ty, trao quyền cho những người ra quyết định tìm ra con đường phù hợp để tăng hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định phù hợp để duy trì tính cạnh tranh.

Khi các báo cáo này được sao lưu bằng hình ảnh trực quan mạnh mẽ được phát triển với trình tạo trang tổng quan, không có thông tin nào có thể bị ẩn, do đó loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người và tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.

Bây giờ chúng ta hãy xem lại lịch sử của những báo cáo này, chúng đến từ đâu và chúng đã được phát triển như thế nào.

Xu hướng của Báo cáo Quản trị

Trước đây, các hệ thống kế thừa được sử dụng để chuẩn bị báo cáo cho ban quản lý – và trong nhiều trường hợp vẫn còn. Các hệ thống này hữu ích hơn nhiều so với các báo cáo tài chính nhưng vẫn có những hạn chế của chúng. Các hệ thống cũ thường khá kỹ thuật trong hoạt động và giao diện của chúng, điều này khiến chúng trở thành thách thức đối với hầu hết những người không phải là nhân viên CNTT để sử dụng hiệu quả. Điều này tạo ra một tình huống “trễ thời gian” giữa một thành viên quản lý muốn báo cáo và thực sự nhận được báo cáo.

Trong thời hiện đại, với chiều rộng và chiều sâu của dữ liệu có sẵn ngày càng tăng với tốc độ đáng kinh ngạc, những thách thức này ngày càng leo thang. Như Peter Wollmert, một nhà lãnh đạo toàn cầu của EY, đã phát biểu trong trích dẫn cho một bài báo của Giám đốc Tài chính : “Nhiều [CFO] bị cản trở bởi các hệ thống cũ không cho phép các nhóm báo cáo trích xuất thông tin chi tiết về tương lai từ các tập dữ liệu lớn, thay đổi nhanh chóng” .

Ngoài ra, bài báo báo cáo rằng một cuộc khảo sát được thực hiện bởi các dịch vụ tư vấn và kế toán tài chính EY (FAAS) đã chỉ ra rằng worldwide CFO trên toàn thế giới nói rằng “khối lượng và tốc độ dữ liệu ngày càng tăng đang ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa cho hội đồng quản trị của họ”. Rõ ràng, các trang tổng quan kinh doanh hiện đại có rất nhiều thứ để cung cấp cho loại báo cáo này. Hãy đi sâu vào các phương pháp hay nhất để chuẩn bị và trình bày chúng.

Tại sao Báo cáo Quản trị lại Quan trọng?

Đối với bất kỳ chức năng nào và trong bất kỳ ngành nào, các báo cáo không chỉ hữu ích mà còn rất quan trọng đối với hoạt động tốt của công ty.

Báo cáo quan trọng hơn trong quản lý vì nó có cổ phần cao hơn và nắm giữ các quyết định lớn hơn, liên ngành. Nói chung, các báo cáo quan trọng đối với ban lãnh đạo vì nhiều lý do: chúng đo lường các chỉ số chiến lược để đánh giá và giám sát hiệu suất, chúng thiết lập điểm chuẩn về hiệu suất đã nói, cho phép doanh nghiệp học hỏi từ hoạt động của mình bằng cách để lại hồ sơ theo dõi và cuối cùng là tăng cường giao tiếp. Dưới đây là danh sách ngắn các lợi ích của báo cáo quản lý:

Đo lường các chỉ số chiến lược để đánh giá và giám sát hiệu suất: đến nay, chúng tôi đã hiểu rằng nếu các doanh nghiệp muốn phát triển, họ sẽ cần phải thực hiện một cách để đo lường hiệu suất của họ so với đối thủ cạnh tranh – nhưng cũng chống lại chính họ

Giúp bạn hiểu rõ vị trí của mình: báo cáo kiểu quản lý cung cấp cho bạn các chỉ số phù hợp để có được một cái nhìn tổng thể về tình trạng và sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể so sánh nó với các đối thủ cạnh tranh để tập trung hoặc thiết kế lại chiến lược của mình.

Đặt điểm chuẩn hiệu suất rõ ràng: nhờ hồ sơ theo dõi đó, bạn có một điểm chuẩn thường xuyên về cách bạn hoạt động cả về hoạt động và tài chính.

 Học hỏi và tái tạo – hay không: điểm chuẩn là một hướng dẫn để cho bạn biết điều gì hiệu quả và điều gì không. Từ đó, bạn có thể học các phương pháp hay nhất và tệ nhất để phát triển hoặc tránh.

 Tăng cường giao tiếp: giữa các đối tác, nhà đầu tư, khách hàng và đồng nghiệp. Báo cáo kiểu quản lý phát triển khả năng hiển thị của các hoạt động khác nhau giữa các phòng ban và cải thiện giao tiếp trong công ty.

 Cải thiện sự hợp tác: là kết quả trực tiếp của việc cải thiện giao tiếp nội bộ, các báo cáo cấp cao tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận. Với việc mọi người làm việc gắn kết hướng tới một mục tiêu chung, các bộ phận có thể sử dụng khám phá dữ liệu báo cáo quản lý để cộng tác trong các dự án hoặc sáng kiến ​​cụ thể, thúc đẩy thành công trong một số lĩnh vực chính.

Thúc đẩy sự tham gia và động lực: một báo cáo cấp người quản lý được xây dựng kỹ lưỡng giúp tất cả mọi người đều có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng của công ty, giúp cải thiện hiệu suất của từng cá nhân. Khi mọi người đang hoạt động ở mức tối ưu và được công nhận cho công việc của họ, họ sẽ trở nên gắn bó, có cảm hứng và động lực hơn. Điều này sẽ giúp tăng năng suất trong toàn tổ chức.

Thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh liên tục: báo cáo vững chắc trong quản lý thực sự cải thiện năng suất và việc ra quyết định, thúc đẩy sự nhất quán cũng như tăng trưởng kinh doanh liên tục. Nếu bạn đang phát triển ổn định theo thời gian, bạn sẽ đảm bảo thành công lâu dài – lợi ích mạnh mẽ nhất của việc báo cáo trong quản lý.