Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng, cung ứng dịch vụ, xây dựng, xây lắp, điện nước, xăng dầu, dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ cho thuê nhà, hàng xuất khẩu...

Theo quy định tại khoản 2 điều 16 Thông tư 39/TT-BTC Quy định về thời điểm xuất hoá đơn GTGT cụ thể như sau:

1. Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hoá:

- Thời điểm lập hoá đơn GTGT (Ngày lập) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

VD: Ngày 20/11/2019 Công ty Kế toán PPI có xuất hàng ra khỏi kho bán cho khách hàng -> Thì ngày hôm đó Công ty phải xuất hóa đơn (Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được)

2. Thời điểm xuất hóa đơn cung ứng dịch vụ:

- Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Nếu DN cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

VD 1: Cty A cung cấp dịch vụ kế toán theo tháng từ tháng 1 - đến tháng 3: Thì dịch vụ hoàn thành tháng nào -> Ngày cuối cùng của tháng đó sẽ phải xuất hóa đơn (Dịch vụ tháng 1 sẽ xuất hóa đơn vào ngày 30 (hoặc 31)

VD 2: Cty A cung cấp dịch vụ kiểm tra rà soát lại sổ sách kế toán. Ngày 12/11/2019 ngay khi ký hợp đồng Cty A nhận trước 30% giá trị hợp đồng

-> Ngày lập hóa đơn đầu tiên sẽ là ngày 12/11/2019 (Số tiền trên hóa đơn là 30% giá trị hợp đồng)

-> Khi nào hoàn thành xong việc cung ứng dịch vụ sẽ suất hóa đơn cuối cùng (Số tiền còn lại, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa)

- Dịch vụ hoàn thành trong tháng nào thì phải lập ngay hóa đơn trong tháng đó. Trường hợp doanh nghiệp dự kiến đến đầu tháng sau mới lập hóa đơn cho doanh thu dịch vụ hoàn thành trong tháng trước là sai quy định.

(Theo Công văn số 10309/CT-TTHT ngày 24/10/2016 của Cục Thuế TP. HCM)

Lưu ý:

- Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

(Theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014)

Chú ý: Khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn.

Theo Công văn Số 13675/BTC-CST ngày ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi cho hội kiểm toán Việt Nam:

“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.”

3. Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình:

- Ngày lập hóa đơn thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

4. Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp:

- Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Một số lưu ý:

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

- Trường hợp DN kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Tiền đặt cọc mua căn hộ không phải xuất hóa đơn:

Trường hợp 53 khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của Công ty để đặt cọc giữ chỗ mua căn hộ dự án (từ năm 2010, 2011, 2012), khách hàng chưa ký hợp đồng mua bán cũng như chưa có bất kỳ văn bản thảo thuận nào về việc mua bán căn hộ thì Công ty chưa phải lập hóa đơn GTGT.

Trường hợp khoản tiền của 53 khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của Công ty là khoản tiền mua căn hộ được thực hiện thanh toán theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền trong hợp đồng với Công ty thì Công ty phải lập hóa đơn GTGT theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính nêu trên.

Trong trường hợp đến thời điểm bắt buộc thực hiện giao dịch theo như thỏa thuận đặt cọc giữa Công ty và khách hàng mà khách hàng không đến để thực hiện giao dịch thì Công ty được ghi nhận khoản tiền trên vào thu nhập khác.

(Theo Công văn 68718/CT-TTHT ngày 12/10/2018 của Cục thuế TP. Hà Nội)

- Đối với tiền đặt cọc: Trường hợp khi Công ty có nhận một khoản tiền đặt cọc của khách hàng trước khi ký hợp đồng để đảm bảo việc giữ chỗ mua căn hộ hình thành trong tương lai (bao gồm cả trường hợp khách hàng tiếp tục ký hợp đồng hoặc khách hàng không ký hợp đồng mua căn hộ) nếu việc thu tiền đặt cọc không nằm trong tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng, thì Công ty chưa phải lập hóa đơn GTGT.

- Đối với việc sử dụng hóa đơn: Công ty có thực hiện thu tiền mua căn hộ của khách hàng theo tiến độ, trường hợp cùng một khách hàng nộp tiền cho một hợp đồng nhiều lần trong ngày thì đơn vị xuất 01 hóa đơn tổng trong ngày theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.

(Theo công văn 39313/CT-HTr ngày 13/06/2016 của Cục thuế TP Hà Nội)

5. Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu:

- Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

 6. Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu:

“Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài sử dụng Hóa đơn thương mại.

- Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng được xác định như thời điểm bán hàng hóa bên trên (Tức là ngày chuyển giao hàng cho khách hàng)

- Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan”.

7. Mức phạt lập hóa đơn không đúng thời điểm:

Theo khoản 3 điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014

"3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2014 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2014 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hóa đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2014 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định."

8. Hóa đơn sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT (Bên mua)

Theo như Công văn 2104/TCT-KK ngày 06/06/2014 của Tổng Cục thuế hướng dẫn cho Cục thuế thành phố Hà Nội như sau:

"Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Ban quản lý dự án Xây dựng phòng thí nghiệm Dioxin mua hàng hóa từ các nhà cung cấp (trang thiết bị, vật tư sử dụng để nghiên cứu). Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan làm chậm thanh toán tiền hàng dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn GTGT khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì Ban quản lý được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Các đơn vị cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn."