Hiện nay nhiều đơn vị áp dụng hóa đơn điện tử trong mua bán, kinh doanh nhưng không tránh khỏi nhiều sai sót. Do đó, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót kịp thời là rất cần thiết và quan trọng. Việc tìm hiểu các biện pháp xử lý khi lập hóa đơn sai giúp đơn vị hạn chế các tổn thất không đáng có.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo từng trường hợp

Việc sai sót trong lúc phát hành hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi. Dưới đây là một số cách xử lý hóa đơn viết sai theo từng trường hợp.

Người bán phát hiện hóa đơn sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Hóa đơn chưa có mã của Cơ quan thuế có sai sót  thì người bán có quyền hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn điện tử mới.

Hóa đơn có xác nhận mã của Cơ quan thuế khi có sai sót có thể điều chỉnh theo quy trình sau:

• Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT để cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn.

• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để thay thế cho hóa đơn đã hủy.

Hóa đơn điện tử bị cơ quan Thuế phát hiện sai sót 

Cơ quan thuế sẽ thông báo với người bán kiểm tra hóa đơn sai sót theo mẫu số 01/TB-RSĐT. Bên cạnh đó, người bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.  

Hóa đơn bị sai sót khi chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử Thông tư cũ sang mới

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong trường hợp này theo quy trình sau:

• Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

• Bước 2: Người bán lập hóa đơn thay thế 

• Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế cho người mua.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua

Đây là trường hợp mà hóa đơn điện tử được phát hành và người mua phát hiện ra  sai sót. Lúc này, người mua liên hệ với người bán để xử lý các sai phạm này.

Nếu hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên công ty

Nếu hóa đơn bị sai tên công ty, sai địa chỉ thì người bán thực hiện các bước xử lý như sau:

• Bước 1:Thực hiện thông báo cho người mua về việc điều chỉnh hóa đơn bị sai thông tin.

• Bước 2: Người bán thông báo cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Xử lý hóa đơn viết sai các thông tin khác

Nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua bị sai sót các thông tin khác sẽ giải quyết như sau:

• Cách 1: Người bán lập hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn đã sai sót.

• Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai sót.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót nội dung trên phần mềm Fast e-Invoice

Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn an toàn và nhanh chóng. Khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót thì người bán có thể xử lý như sau:

Các hoá đơn có mã của cơ quan Thuế

Các bước lập hóa đơn điện tử điều chỉnh đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế như sau:

• Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế

• Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế

• Bước 3: Gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót đến cơ quan Thuế.

Các hoá đơn không có mã số của cơ quan Thuế

Người bán xử lý bằng cách lập hóa đơn thay thế và phát hành hóa đơn thay thế. 

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong từng trường hợp sẽ khác nhau và đòi hỏi bạn am hiểu chuyên môn. Để có thêm nhiều kiến thức kế toán, bạn hãy liên hệ PPI Việt Nam theo hotline 0944.32.5559 - 096.478.7599.